Appearance
📋 TÀI LIỆU YÊU CẦU NGƯỜI DÙNG (URD)
Hệ thống Quản trị Dòng chảy Công việc Tự nhiên (Cognitive Workflow Management System)
1. BỐI CẢNH & VẤN ĐỀ CỐT LÕI (PROBLEM STATEMENT)
1.1. Chân dung Người dùng Mục tiêu (Target User Persona)
- Họ là ai: Những người làm công việc sáng tạo nội dung, chiến lược, giải quyết vấn đề (Knowledge Workers, Solopreneurs, Strategists & Practitioners).
- Đặc điểm tư duy: Não bộ thường xuyên nảy sinh nhiều ý tưởng phức tạp, có xu hướng nhìn việc dưới dạng bức tranh tổng thể (Big Picture), nhưng gặp khó khăn ở khâu chuyển đổi từ "Ý tưởng trừu tượng" thành "Hành động cụ thể từng bước".
- Hành vi làm việc thực tế:
- Thường bắt đầu ngày làm việc bằng trạng thái mơ hồ: "Hôm nay mình cần làm gì trước?".
- Bị tê liệt hành động (Analysis Paralysis) khi nhìn vào một danh sách công việc dài ngoằng và trừu tượng.
- Thích cải tiến liên tục (Iterative mindset): Một sản phẩm/tài liệu tạo ra sẽ được dùng thử, nhận phản hồi, và nâng cấp qua nhiều phiên bản (v1 $\to$ v2 $\to$ vn).
1.2. Nỗi đau & Điểm nghẽn Thực tế (Pain Points)
| STT | Điểm nghẽn thực tế (Pain Points) | Hậu quả tâm lý & Năng suất |
|---|---|---|
| P1 | Quá tải nhận thức vì công việc quá lớn (Task Overwhelm): Các việc ghi trong to-do list thường là "Dự án" chứ không phải "Hành động" (VD: Tạo website, Viết bài IELTS). Người dùng không biết bắt đầu từ đâu. | Trì hoãn, cảm giác nặng đầu, ngột ngạt, sợ bắt đầu. |
| P2 | Lười điền thủ công (Manual Friction): Các công cụ như Google Sheets, Notion, Jira bắt người dùng tự phân loại tag, gõ subtasks, chọn deadline thủ công từng dòng. | Bỏ cuộc sau 2 - 3 ngày sử dụng vì quá tốn năng lượng quản lý to-do list thay vì làm việc thật. |
| P3 | Giao diện đập vào mắt quá mạnh (Visual Fatigue): Font chữ quá to, màu sắc quá tương phản, quá nhiều trường dữ liệu phức tạp khiến mắt và não bị "ngộp". | Mất trạng thái tập trung nhẹ nhàng (Deep Focus / Flow State). |
| P4 | Làm hì hục nhưng sai hướng (Lack of Validation Gate): Bắt tay vào làm ngay một deliverable mà chưa xác thực xem "Đây có đúng là vấn đề cần giải quyết không?" hoặc "Ý tưởng tiếp cận đã tối ưu chưa?". | Làm xong bị sếp/team bác bỏ, lãng phí thời gian và công sức. |
| P5 | Rác bảng quản lý khi nâng cấp sản phẩm (Version Clutter): Khi cải tiến một tính năng hay tài liệu từ v1 lên v2, v3, các thẻ cũ và thẻ mới bị lẫn lộn, không có nơi lưu lại chiêm nghiệm (học được gì) và hành động tiếp theo. | Mất dấu lịch sử tiến hóa của sản phẩm, bảng công việc ngày càng rác. |
2. MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG (SYSTEM GOALS & VALUE PROPOSITION)
Hệ thống sinh ra để thỏa mãn tiêu chí cao nhất: "Nhẹ đầu, dùng được thật" (Low Cognitive Load, Highly Practical), đạt được 3 giá trị:
- Giải phóng não bộ (Brain Offloading): Người dùng chỉ cần xả văn bản thô, hệ thống tự động chuẩn hóa tư duy.
- Kích hoạt hành động tức thì (Instant Activation): Mọi đầu việc luôn được bóc tách thành các bước siêu nhỏ $\le$ 15 phút (Pomodoro-ready).
- Tiến hóa có hệ thống (Structured Evolution): Cung cấp không gian để ghi nhận chiêm nghiệm (Findings) và đẻ phiên bản mới (v+1) mà không làm rác môi trường làm việc.
3. CÁC TÍNH NĂNG VÀ YÊU CẦU NGƯỜI DÙNG (USER REQUIREMENTS)
📌 Nhóm 1: Hộp Xả Não & Tự Động Định Hình Tư Duy (Smart Brain-Dump)
- UR-1.1 (Xả não tự do): Người dùng có 1 ô nhập liệu duy nhất để gõ bất kỳ câu lệnh thô nào (VD: "Tôi cần làm bài viết về IELTS...").
- UR-1.2 (Tự động chuẩn hóa 6 bước tư duy): Hệ thống phải tự động bóc tách đoạn văn bản thô thành 6 trường rõ ràng:
- Mục tiêu cần đạt (Outcome / Deliverable)
- Công cụ & Nguồn tin cần dùng (Tools & Info)
- Kế hoạch 5W1H (Who, Where, Duration, Deadline, How)
- Kỹ năng & Resources cần chuẩn bị
- Tiêu chuẩn hoàn thành (Definition of Done - DoD)
- Chiêm nghiệm & Phiên bản (Reflection & Versioning)
- UR-1.3 (Trạm kiểm duyệt trước khi làm - Validation Checklist): Trên mỗi thẻ bài toán, có 2 ô đánh dấu nhắc nhở nhẹ nhàng:
- [ ] Đã confirm Problem (Có đúng vấn đề cần giải quyết không?)
- [ ] Đã review Big Idea (Ý tưởng tiếp cận có hợp lý không?) Yêu cầu: Là checklist nhắc nhở trực quan, không khóa cứng thao tác của người dùng.
📌 Nhóm 2: Lập Kế Hoạch Tự Động Bằng AI (AI Work Breakdown Structure)
- UR-2.1 (Tự động xé nhỏ task 1-Click): Người dùng chọn một Bài toán lớn và bấm 1 nút duy nhất. AI phải tự động đọc bối cảnh và tạo ra danh sách các bước hành động.
- UR-2.2 (Ràng buộc thời gian $\le$ 15 phút): Mỗi subtask do AI sinh ra bắt buộc phải thực hiện được trong vòng $\le$ 15 phút.
- UR-2.3 (Tự đổ vào bảng Kanban): Các subtasks sinh ra phải tự động rơi vào cột "Chưa làm" mà không cần người dùng sao chép thủ công.
📌 Nhóm 3: Bảng Thực Thi Tinh Gọn (4-Column Streamlined Kanban)
Bảng công việc chỉ gồm đúng 4 cột để tránh gây loãng tâm trí:
- 📌 Chưa làm ($\le$ 15 phút): Nơi chứa các thẻ việc nhỏ do AI tạo ra hoặc người dùng thêm nhanh.
- 🔥 Đang focus: Nơi chỉ kéo 1 - 2 thẻ đang làm ngay trong hiện tại (chống đa nhiệm).
- 🧪 In Use & Audit (Chờ Review): Nơi chứa các sản phẩm đã xong bản v0, đang được đưa vào sử dụng thực tế hoặc chờ review với team/sếp vào sáng T2, T5.
- ✅ Đã lưu trữ: Nơi cất các thẻ đã hoàn thành vòng đời của version hiện tại.
📌 Nhóm 4: Cơ Chế Chiêm Nghiệm & Đẻ Phiên Bản Mới (Reflection & Version-Spawning)
- UR-4.1 (Không gian Chiêm nghiệm): Khi người dùng bấm vào thẻ ở cột In Use & Audit, một pop-up mở ra cho phép ghi lại:
- Evidence: Link chứng minh kết quả (Link Google Docs, Figma, URL...).
- Findings: Những điều học được / lỗi phát hiện khi dùng thực tế.
- Next Actions: Các điểm cần cải tiến cho phiên bản tiếp theo.
- UR-4.2 (Tính năng Spawn v+1): Khi bấm nút "🚀 Spawn Next Version":
- Thẻ hiện tại (v1) được tự động đóng dấu hoàn thành và chuyển sang cột Đã lưu trữ (lưu lại lịch sử).
- Một thẻ mới với số hiệu tăng tiến (v2, v3... lên tới vn) được tự động sinh ra ở cột Chưa làm, mang theo toàn bộ yêu cầu cải tiến mới.
📌 Nhóm 5: Trải Nghiệm Thị Giác Chữa Lành (Healing Aesthetic & Micro-UX)
- UR-5.1 (Visual Healing Theme): Giao diện sử dụng tông màu xanh lá dịu nhẹ (Forest Green, Sage, Sand Warm), các góc bo tròn mềm mại, độ tương phản vừa phải để làm việc nhiều giờ không mỏi mắt.
- UR-5.2 (Typography tinh gọn): Cỡ chữ vừa phải (~13.5px), khoảng cách dòng thoáng đãng, phân cấp thông tin rõ ràng để loại bỏ cảm giác "ngộp".
- UR-5.3 (Tốc độ & Tiện lợi): Mọi thao tác kéo thả (Drag & Drop), bấm nút phải phản hồi tức thì (< 0.2s), không có độ trễ gây ngắt quãng dòng suy nghĩ.
4. TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG THÀNH CÔNG (SUCCESS METRICS)
- Thời gian từ Ý tưởng $\to$ Bắt tay vào làm: Giảm từ 30 phút (ngồi lập dàn ý) xuống còn dưới 30 giây (Nhập 1 câu $\to$ Bấm AI Breakdown).
- Tỷ lệ hoàn thành công việc: Tăng lên nhờ các thẻ việc được giới hạn nghiêm ngặt $\le$ 15 phút (dễ bắt đầu, không ngại làm).
- Độ sạch của Workspace: Không bao giờ bị quá tải thẻ rác nhờ cơ chế Version Spawning.
- Cảm xúc người dùng: Cảm thấy nhẹ nhõm, rõ ràng, có định hướng và giữ được năng lượng sáng tạo trong suốt ngày làm việc.